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Ce document a pour objectif , de vous donner un aperçu de ce qu'il faut savoir au minimum, essentiellement dans deux directions. La première étant la présentation des objets manipulés, la deuxième étant la connaissance des principales options prises par défaut lors de la création d'un domaine. Il est important de noter que, pour accélérer la création d'un domaine, beaucoup d'options par défaut sont choisies, mais qu'il est recommandé de revenir sur chacune d'elles pour les affiner si nécessaire.

Le domaine

Le domaine est l'espace de travail regroupant l'ensemble des données.
- A la saisie : remplissez tous les paramètres d'identification (nom, adresse, ...).
- Par défaut : Le nouveau client peut confirmer son inscription et dès lors prendre rendez-vous, si son Email est correctement saisi. En effet il recevra par Email, ses identifiants de connexion. Si vous souhaitez vérifier les coordonnées des futurs clients avant leur confirmation, vous devez spécifier que la confirmation reste à la charge des correspondants.

Le correspondant

Le correspondant détient des agendas.
- A la saisie : remplissez tous les paramètres d'identification (nom, téléphone, ...). Possibilité de proposer un questionnaire ou d'afficher un message d'accueil à l'inscription.
- Par défaut : l'analyse et l'affichage du retard pris par les RDV sont activés

Le client

Le client est une personne qui s'inscrit afin de solliciter des RDV.
- A la saisie : contrôler tous les paramètres d'identification pendant la phase de confirmation (nom, téléphone, ...).
- Par défaut : Pas de date limite inférieure de prise de RDV, le délai minimal entre deux RDV est de 1 jour

L'agenda

Dans le cadre d'une gestion simple, un correspondant peut n'avoir qu'un seul agenda. Dans le cadre d'une gestion complexe, un agenda peut permettre de regrouper des RDV ayant des caractéristiques distinctes (zone d'intervention, durée moyenne de RDV, type de RDV, ...).
- A la saisie : donner (si nécessaire) un nom court.
- Par défaut : le délai minimal de réservation est de 0 jour(s), le délai maximal de réservation est de 180 jours, cet agenda n'est pas visible par les internautes non encore inscrits, le nombre maximal de nouveaux RDV par personne n'est pas défini, le système d'alerte par SMS pour les RDV du jour n'est pas activé.

Afin de coller aux besoins du correspondant et d'éviter de trop fréquentes corrections, chaque agenda doit prendre en compte la disponibilité réelle et les habitudes de travail du correspondant. Par défaut et en l'absence de toute modification, les agendas sont créés avec la disponibilité suivante : Tous les jours, sauf Samedi et Dimanche, de 8H00 à 12H00 et de 14H00 à 17H00. En phase de test, ces options sont suffisantes, mais vous voudrez bien sûr les changer par la suite. Vous allez ainsi appliquer des contraintes à vos agendas.

Voici des exemples de contraintes horaires qu'il est possible d'appliquer à un agenda :
- Vous avez défini vos vacances annuels du 01/08/2007 au 02/09/2007
- Vous respectez le jour férié du 11 novembre pour toutes les années
- Vous ne travaillez pas le Jeudi
- Vous ne travaillez pas le premier jour du mois entre 7H00 et 11H00
- Vous avez un empêchement de dernière minute le 03/10/2007 entre 15H00 et 17H00

En appliquant une nouvelle contrainte horaire, il est possible de visualiser les rendez-vous incompatibles avec cette dernière. Cela est très utile lorsqu'on modifie tardivement ou dans l'urgence les contraintes horaires de l'agenda.

Le rendez-vous (RDV)

Créneau horaire pendant lequel le correspondant et le client ont rendez-vous.
- A la saisie : si la gestion du retard est activée, il est crucial de pointer les RDV en début et fin de créneau. Le paramètre 'file' passe ainsi du vert (rdv non commencé), à l'orange (rdv en cours) puis au rouge (rdv terminé). En effectuant ce pointage, le correspondant permet au client suivant de connaître (avec son téléphone portable par exemple) le retard ou l'avance éventuelle de son propre rendez-vous.
- Par défaut : le RDV n'est pas un rendez-vous privé (seulement accessible au correspondant principal)

L'instruction

Le client qui sollicite un RDV peut préciser une instruction particulière (de sa propre initiative ou en accord avec le correspondant).

Les questionnaires

Afin de récolter des renseignements liés à votre activité et d'améliorer ainisi la communication entre vous et vos clients, il est possible de créer des questionnaires à soumettre lors de l'inscription, mais aussi à chaque rendez-vous. Exemple : vous mettez à disposition des salles de conférence, vous pouvez créer un questionnaire pour connaître les prestations supplémentaires à proposer (matériel informatique, mobilier, nombre de participants, machine à café, ....). Pour une plus grande souplesse d'utilisation et pour diminuer les risques de répétition, ces questions peuvent être associées au domaine, au correspondant ou à l'agenda

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